Comunicaciones unificadas son la mejor opción para organizaciones que quieren construir ambientes de colaboración y productividad

“Pasamos de utilizar un método de comunicación básico y muy limitado a una plataforma que nos permite mayores oportunidades de comunicación”, Jorge Vallejo vicepresidente de tecnología de Protección S.A.

Bogotá, agosto de 2012. Protección S.A. es una sociedad anónima de carácter comercial que administra tres fondos: cesantías, pensiones voluntarias y pensiones obligatorias. El objetivo de esta empresa es garantizar a la comunidad laboral del país una administración transparente, seria, segura, rentable y eficiente mediante el diseño de productos y servicios de calidad.

Y para cumplir con este compromiso, dicen sus directores, es necesario que al interior de la empresa existan herramientas que faciliten la comunicación y la colaboración entre los empleados, con soluciones sencillas y convergentes que sean adaptables a las situaciones diarias sin importar la ubicación geográfica de las personas.

Por eso iniciaron el camino hacia una mejor manera de comunicarse. Sus inicios fueron con soluciones de IBM (Lotus Notes Protección) que les proveía el correo electrónico y la mensajería instantánea, pero sentían –aseguran- que esta plataforma no cumplía con las todas las expectativas ni con la amigabilidad buscada por el usuario interno.

Adicionalmente necesitaban remplazar su PBX o conmutador telefónico, que estaba un poco obsoleto, para consolidar una solución de telefonía IP a nivel nacional que redujera costos y brindara servicios avanzados de comunicaciones unificadas de forma interna y externa.

Con estas necesidades, y con la clara intención de mejorar los servicios, en Junio de 2009, Protección inició una revisión para evaluar su plataforma. Analizó varias opciones en el mercado y decidió implementar comunicaciones unificadas de Microsoft: Lycn 2010 y Exchange Server 2010, con el objetivo de incrementar la productividad de sus empleados y contar con servicios convergentes para el manejo de correos electrónicos, telefonía y conferencias virtuales.

Estas herramientas, en voz de Intergrupo, empresa que lideró el cambio en Protección, posibilitan comunicaciones económicas y flexibles, que contribuyen a alcanzar los más altos niveles de rendimiento y fiabilidad a través de la simplificación de tareas, la protección de las comunicaciones y la resolución de las necesidades de los usuarios. Una de las claves de esta plataforma de Microsoft es que brinda más colaboración, participación y accesibilidad desde cualquier parte, mientas reduce costos, afirmaron los expertos de Intergrupo.

Esta empresa de tecnología, partner de Microsoft, capacitó a todos los empleados de Protección, mediante cursos virtuales a través de SharePoint, ante lo cual Jorge Vallejo, vicepresidente de tecnología de Protección S.A., remarca: “hicimos un show room en varias de las ciudades donde Protección tiene presencia, eran una especie de laboratorios donde la gente podía acercarse y solucionar inquietudes respecto a la plataforma y a las mejores prácticas en comunicación con las personas”.

Así, la empresa comenzó a ver los grandes beneficios de la plataforma de comunicación unificada. Se empezó a notar una reducción considerable en la cantidad de llamadas internas a través de la red telefónica tradicional así como en las llamadas que se hacían a través de la planta telefónica: Lync remplazó al PBX tradicional.

Es decir nuevas herramientas para nuevas formas de comunicarse, aseguró Vallejo. Y agregó que “ahora utilizamos una plataforma que nos representa mejoras en la forma de trabajar, mayor productividad y ahorros en costos bastante importantes para la organización. Gracias a Lync hoy podemos sacar provecho de la mensajería instantánea, la telefonía IP y la videoconferencia que se integra a la plataforma Polycom que teníamos en la compañía”.

Pero este no es el único beneficio. Para Vallejo, hay otros que son fundamentales: “Nosotros estamos calculando ahorros aproximados de mil millones de pesos anuales, sólo en lo que tiene que ver con telefonía, así como otros beneficios que no tenemos cuantificados, por ejemplo la disponibilidad de las personas a través de Lync, aunque no estén en las oficinas de la organización, brindando soporte permanente”.

Con esta plataforma, las posibilidades son numerosas, y los ahorros también. Es decir hoy Protección está más cerca de la gente, de sus clientes y de los ahorros. Todo al alcance de un clic. Así lo aseguró este Vicepresidente de tecnología de una de las empresas que tiene a su cargo gran parte del manejo de las cesantías y las pensiones en el país: “También hemos ahorrado mucho dinero en viajes y en los costos de las horas hombre durante los desplazamientos. Ahora realizamos teleconferencias y videoconferencias a través de las aplicaciones integradas con Lync”. 

El dinero ahorrado es reinvertido al interior de Protección, lo que permite apoyar otros proyectos para mejorar su productividad con menores costos de operación.

Actualmente 1.550 personas hacen uso de la plataforma, son ejecutivos que componen la organización en Colombia, en sus distintas oficinas en el país.

Acerca de Microsoft

Fundada en 1975, Microsoft (Nasdaq «MSFT») es el líder mundial en software, servicios y tecnologías de Internet que ayudan a las personas y a las empresas a realizar su máximo potencial.